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外贸新手怎么写好开发信

评论:0 发布时间: 2018-08-18 浏览: 382

 我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,后来做 sales 和 sales manager,PA to director,一直到现在做 buyer,中间换了几份工作,也经历过大部分朋友所 经历的各种问题。我当时也有这么一段时间,没日没夜地发推销信,找新客人,无休止地报 价,但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当初的开发信写 的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多? 即使不说成交率,回复率也大大高过我们? 

 

  先列举一些朋友写 email 时常范的错误,大家可以看看,对比一下自己,其中的几条是 自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写? 

 

  1.邮件写得过长 

 

  客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又 臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几 M 的附件,你会不会认真去看?而且很多老外 的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理 email,很多长篇大论的邮件,只要不 是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。 

 

  曾问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒,也就是大致扫一眼, 重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在 outlook 里标注上要处理的具 体时间,然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是 你要找的 right person,你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒,就是决定命运的时刻了。这种 情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长? 

 

  2.没有明确的主题 

 

  一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内 容要言简意赅,直接吸引客户,通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没 有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”, 或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。 当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到 N 封推销信, 估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信, 还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。 


   举个例子,假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的 Home Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新 客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc(这个名字是我编的),我从 google 上了 解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发 这个客人,我一般会这样写主题, “Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

 

 

  其中,ABC inc 代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对 他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot 的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的 DEF Co., Ltd.代表自己公司。 这样一来,假设你找对了人,这个正是 ABC 公司太阳能灯的 buyer,又或者是他的某一个 主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot 的供应商找上来了,太棒了, 应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大! 再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里, 但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入 home depot,保证一下子就找到。 

 

  3.长篇大论的公司或工厂介绍 

 

  我现在做 buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点,很多工 厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自 己时间。我经常会收到类似的邮件:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南, 交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅 2 小时车程,我们公司成立于 2002 年,具有丰富 的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得 ISO9001:2000 质量体系,严格按 照 5S 管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和 服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好 的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。 

 

  有朋友会反问,那是不是完全不写呢?回答是不一定,要看具体情况。如果你的公司有 突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 

 

  简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的 就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的 特例,或者是要确认一些细节之类的。 

 

  4.爱炫耀英文水平 

 

  以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写 email,总是喜欢把文字写得 很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。如果是英语为 母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人 法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客 人会对你印象好么? 

 

  丘吉尔讲过一句话,其大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文 字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。 

 

  其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客 人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简 单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁 能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!

 

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